良い資料を作るための観点

討議資料や報告書といった資料を作るにあたっての観点を、自分なりにまとめてみる。

結論から言って、良い資料とは情報伝達効率の高い資料である。
そもそも資料は、何かを誰かに伝えるために作る。よって、その伝達効率が高い資料が良い資料と言える。

・情報伝達効率が高いとは、情報を劣化させないで、かつ少ない量で多くの情報を伝えることができることを指す
- 情報が劣化しない：伝えたいことが100あった時、資料化で100→80とならないようにする。
- 少ない量で多くのことを伝える：伝えたいことが100あった時、読み手の労力を削減するために、10(一枚あたり情報量)×10(資料数)ではなく、50×2になるようにする。

・資料作成の際は、まず何を書くかを決め、その後どう書くかを考えるという二つのステップを踏む
- 何を書くか決める：コミュニケーション能力を駆使し、問題解決・論点整理のために今、何を、どこまで検討すべきかを考える。
- どう書くか決める：
1.メッセージの構造化：左脳的な論理的思考力を駆使し、伝えたいことの構造を演繹的、もしくは帰納的に明確化する。
2.レイアウトのメイキャップ：右脳的なデザインセンスを駆使し、色合い(最大3色)や図表、枠線の太さやフォントに注意し、美しい資料に仕上げる。

このどう書くか考えるステップが非常に重要。経営に携わる人達は得てして時間がないので、一目見て見にくい（醜い）と感じられたら一気に伝達効率が落ちてしまう。

資料は自分の「作品」。時間的制限に留意しつつも、クオリティ向上のために、最大限工夫しなければならない。